毎年2月中旬から3月15日までに行われる確定申告のシーズンは、税理士にとって1年で最も忙しい時期といわれています。

この1ヵ月間に確定申告を行わないと延滞税などのペナルティを受ける可能性があるため、多くの個人事業主やフリーランサーは必死で確定申告を終わらせようと税理士に助けを求めてきます。

土日も確定申告ができるため、この時期の税理士はあまり休みをとれないことも珍しくありません。プライベートの時間も確保できず、ホテルに寝泊まりする日々……という税理士もいます。

しかし本当は、税理士が忙しいのは2月中旬から3月15日までだけではありません。確定申告の準備はそれ以前からはじまりますし、さらに少しさかのぼれば11～12月は企業の年末調整があるため、「11～3月までは非常に忙しい」というのが正しいとらえ方でしょう。

さらに、企業は3月決算のところが多いというおまけもついています。3月31日が決算日の場合は、決算日から2ヵ月後の5月末日までに決算資料を税務署に提出しなければならないため、3月決算の企業をたくさん抱えている税理士は「11～5月までが忙しい」となります。こうなると、1年のうち半分は「忙しい」ということなので、税理士稼業も楽ではないことがよくわかります。

・確定申告は1ヵ月限定で行われるため、多くの個人事業主などが税理士のもとに殺到する。
・しかし、確定申告以外の11～12月、3～5月も忙しいというケースも少なくない。

確定申告のシーズンを何とか乗り越えて、「あぁ今年も忙しかった」とホッと一息ついて自分のデスクを見てみると、書類が山のように積まれていてひどいありさまになっている、なんてことはありませんか？

それをきれいに片づけて、来年の確定申告の時期に同じことを繰り返すのも悪くはありませんが、「ピンチはチャンス」という観点で確定申告を振り返ってみると、日ごろの業務を改善するヒントがたくさん転がっている可能性があります。

たとえば、書類が山積みになってしまうのは「うまく整理できていないから」と考えることができます。確定申告ではたくさんの個人事業主やフリーランサーが山のように領収書をもってくるので、その対応は大変なものです。領収書を整理してもってきてくれればまだいいものの、紙袋にどさっと入れて、「お願いします」なんていう人もいます。

ここで導入したいのは、業務をいくつかのカテゴリに区切って、役割分担をするという方法です。領収書を整理するチーム、入力するチーム、確認・処理するチームと分ければ、ミスや時間のロスを防ぐことができるかもしれません。

これはあくまでも一例にすぎませんが、多忙なときほど税理士事務所の問題点が浮き彫りになるものなので、忙しい中でも改善点や気づいたことをメモしておき、嵐が過ぎ去った後に改良の方法を考えてみるとよいでしょう。

そのとき、自分1人だけで考えるのではなく、事務所のメンバー全員に聞いてみると、自分でも気づかなかった意外なポイントを知ることができるかもしれません。

・忙しいときこそ「改善するポイント」がたくさん浮き彫りになっている。
・気づいたポイントをメモしておき、終わった後に改良する方法を考えてみる。

クラウド会計ソフトを導入している事務所は多いと思いますが、それ以外にも作業効率をアップするために導入を検討したいツールは多数あります。いくつか紹介しましょう。

＜チャットワーク＞

チャットワークとはビジネスに特化したチャットツールのことで、LINEのように気軽にコミュニケーションが取れるツールの「ビジネス版」というイメージです。実際に、クライアントとのコミュニケーションにメールではなくチャットワークのようなチャットソフトを導入しているところもあります。

タスク管理機能があるため、クライアントごとに発生したタスクを登録しておくことで、関係者全員がタスクの内容を共有することができます。また、ファイルも一覧で管理することができるところもポイントです。

＜Eight＞

名刺管理ツールのEightは無料で使うことができて、最新の名刺情報が常に表示されるので、顧客の管理に使うことができます。

使い方は簡単で、スマホのカメラで名刺を撮影すると情報が自動でアップされます。手入力は必要ありません。自分のプロフィール情報をWeb上に公開することもできます。

・クラウド会計ソフト以外にも、業務効率を改善するためのツールはたくさんある。
・チャットワークやEightなども導入検討してみたいところ。