「電子帳簿保存法、2年猶予」で安心していい？今からやるべき対策を確認

更新日：2024/11/08

業界情報

2021年度税制改正で電子帳簿保存法が大幅に変わりました。税務書類のデジタル保存がしやすくなった一方、電子取引データ保存が事業主に義務付けられます。電子取引データ保存は、2024年1月から実施予定です。2年の猶予の間に、準備をしなくてはなりません。今回は、改正内容を確認しつつ、対策3つをお伝えします。

鈴木まゆ子

税理士・税務ライター

2000年中央大学法学部法律学科卒業。㈱ドン・キホーテ、会計事務所勤務を経て、2012年税理士登録。税金の正しい知識を広めるべく、WEBを中心に多数の記事執筆・税務監修を行う。分かりやすい解説に定評がある。共著「海外資産の税金のキホン」（税務経理協会、信成国際税理士法人・著）。

改正電子帳簿保存法とは
電子取引データ保存の施行は2年延期に
1. 電子取引データ保存の条件が細かい
2. 周知徹底ができていない
2023年末までにやっておくべき対策
改正を既存業務の見直しのきっかけに

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改正電子帳簿保存法とは

改正電子帳簿保存法とは、2021年度税制改正で大幅に内容が変わった電子帳簿保存法のことです。2022年1月1日から施行されています。電子帳簿保存法そのものは1998年7月からあったのですが、数回の税制改正を経て、今に至っているわけです。

2021年度税制改正では、税務DXの推進という観点から、データ保存のハードルが一気に下げられました。反面、個人事業主や中小企業には対応の難しい課題も与えられています。

具体的には次の3つが改正・創設されました。

電子帳簿等保存：税務署長の事前承認がいらなくなった

税務申告関連の書類も会計帳簿も、原則は紙での保存です。ただ、税務ソフトや会計ソフトのデータを紙の代わりに保存することもできます。ただ、従来は事前に税務署に申請を出し、承認をもらわなくてはなりませんでした。

この承認を得るには、細かい条件を完璧に満たさなくてはなりません。この承認はほぼ下りなかったため、旧来の電子帳簿保存法は「存在するけど活用のしようがない」というものでした。

しかし2021年度の税制改正で、この事前承認が不要になりました。会計データをいちいち紙に出力せず、データのまま保存してもよくなったのです。

スキャナ保存：事前承認不要かつ要件が緩和

スキャナ保存とは、請求書や領収書といった証憑書類をスキャナで読み込み、電子データで保存することをいいます。

スキャナ保存も税務関係書類や会計帳簿の電子データ保存と同様、事前に税務署の承認を取らなくてはなりませんでした。このほか「紙の原本とスキャナ画像が同じであることを定期的に確認しなくてはならない」など、改ざん防止の要件が厳しいのが問題でした。

しかし、2021年度税制改正で事前の承認が不要になりました。また、改ざん防止の要件も緩和されたのです。代わりにスキャナ保存に不正があった場合には重加算税が10％重くなるという厳罰化の措置が取られました。

電子取引データ保存：すべての事業者に義務付け

税務関連書類の電子データ保存やスキャナ保存の要件が大幅に緩和された一方、個人・法人の事業者には新たな義務を課せられることになりました。「電子取引に係るデータ保存」です。

電子取引とは、請求書や領収書などの証憑書類のうち、メールで受け取ったものやオンラインで表示されたりダウンロードできたりするものをいいます。メールでの受け取りはPDFや画像だけではありません。メールで金額の取り決めがされていれば、メールそのものも保存します。

従来はオンラインで受け取った請求書などはすべて印刷し、紙で保存するのが原則でした。しかし今後は、紙ではなく電子データのまま保存が原則となります。また、基本的に、検索すればすぐに出てくるようにしなくてはなりません。

紙保存があっても、電子データ保存がなければ「証憑書類を保存した」と認められなくなります。最悪、法人税でも所得税でも青色申告の承認が取り消されるおそれがあるのです。

以上、3つをまとめると、次の図のようになります。

【引用元】教えて!令和3年度改正電子帳簿保存法（令和4年1月更新）(国税庁)

電子取引データ保存の施行は2年延期に

電子帳簿保存法の改正でデータ保存が楽になった一方、電子取引データ保存の義務化が重くのしかかりました。これを配慮した国税庁は、電子取引データ保存の実施を2022年1月1日から2024年1月1日に先延ばししました。次の理由からです。

電子取引データ保存の条件が細かい

1つは「電子取引データ保存の条件が細かすぎたから」です。前々期あるいは前々年の売上高が1000万円超の事業主は、メールやPDFを単純に保管しておけばいいだけでは済みません。次のような検索条件も守らなくてはならないのです。

1.「日付」「取引金額」「取引先名」で検索したら対象のデータが出てくるようにする
2.事務処理規程などで改ざん防止のための措置を取る
3.ディスプレイ・プリンタを備えつける

特に大変なのが1です。これまでは、紙に印刷して整理して保存をしておけば十分でした。しかし電子取引データ保存では、Excelやファイルを日付・取引金額・取引先名で元のデータがすぐ出てくるようにしなくてはなりません。手間が非常にかかります。しかし、準備期間は1年強しかありません。

事業主にとってはプレッシャーしかありませんでした。事業主の中には「メールで請求書や領収書をもらっていたのをすべて郵送にしてもらう」などと言い出す始末でした。国税当局は、納税者の準備に余裕を持たせる必要に迫られたのです。

周知徹底ができていない

もう1つは「周知徹底がなされていなかったから」です。電子帳簿保存法の改正が盛り込まれた2021年度税制改正が公表されたのは2020年12月10日です。そして当初、電子データ取引保存を含め改正電子帳簿保存法の施行は2022年1月1日となっていました。つまり、公表から実施まで1年と少ししかなかったのです。

1年で一般の事業者に完璧に対応せよ、というのは無理な話です。税務の動向に常に敏感でいなくてはならない会計事務所ならまだしも、一般の事業主の多くは税制改正に関心ありません。当然、半年以上経過しても「電子取引データ保存って何？」という人が少なくありませんでした。周知徹底も兼ねて、2年の猶予を設ける必要があったのです。

2023年末までにやっておくべき対策

実施が2年先延ばしされたとはいえ、何もしないでいいわけではありません。対応できるよう、次のような準備をしておく必要があります。

業務フローの検討

電子取引データで重要なものの一つが「検索要件」です。日付、取引金額、取引先名で検索できるようにしておかなくてはなりません。

資金的な余裕があるなら、対応できるソフトを購入するのがベストでしょう。そうでないならExcelで管理帳簿を作るか、ファイルを3つの要件で整理することになります。ただ、人間の力だけでミスなく実行するのは大変です。ヒューマンエラーを防ぐような業務フローを検討する必要があります。

マニュアルの作成

電子取引データを正しく保存できるようにするなら、マニュアルも作っておいた方が安心です。電子取引データ保存の要件の一つに「改ざん防止の措置を講じる」があります。コストをかけずに対処するなら事務処理規程を作成するのがベストです。ここでデータ保存の流れもマニュアル化しておくと安心かもしれません。

少しずつ実行

電子取引データ保存は、施行とともにすぐ対応するのは不可能です。手を慣らし、「考えなくてもできる」レベルにしておく必要があります。少しずつ管理保存のプロセスを日常業務に取り入れていった方がいいでしょう。

改正を既存業務の見直しのきっかけに

電子帳簿保存法の改正の一番の目的は「DXの流れに追いつくこと」です。世界の会計業界では帳簿や証憑書類の処理の自動化が進んでいます。一方、日本は相変わらず紙保存です。この慣習にテコを入れるべく、帳簿保存のありように改正が入ったものと見られます。

紙保存は楽ですが、「原本を紛失したらそれっきり」「保存スペースを確保しなくてはならない」といったデメリットもあります。改正電子帳簿保存法を業務効率化のきっかけにすれば、会計事務所や事業主の生産性向上につながるかもしれません。

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