人である以上は、多かれ少なかれミスはあるものです。特に会計事務所の仕事は細かいことの連続なので、ミスが起こる要因にあふれています。

ミスは、だいたいがつまらないものなので「ちゃんとわかってるからいいや！」と軽視しがちですが、意識しなければ絶対に減りません。そのためには、自分がなぜミスをしてしまうのか、原因をはっきりさせなければなりません。

あまりにもミスが多かった自分は、あるときから、ミスをしたときの原因を記録するようにしました。自分のミスの傾向を把握することで、対策が立てられるようになります。

まず、圧倒的に重要なことは、自分が行った入力や作った書類を見直す習慣です。前職はエンジニアだったので数字を使う仕事ではありましたが、どちらかといえばおおまかに計算するような仕事内容だったため、正確に数字を合わせることはしていませんでした。この習慣を改めるため、とにかく自分がしたことを意識的に見直すようにしました。

これは税理士試験のときのケアレスミス対策を実務にも活かしたものですが、電卓を使って計算するときは常に二度叩くようにし、二回同じ数字がでれば間違いなし、という判断をするようにしました。

決算業務を行う際に、会計帳簿と税金の申告書それぞれについて、自分がよくやってしまうミスをもとにチェックすべきポイントをチェックリストにして毎回確認するようにしました。チェックリストに載せている項目は以下のようなものです。

【チェックリスト項目の例】
・期末の現金残高が期首より大きく増加していないか
・預金の帳簿残高が残高証明書と一致していること
・役員報酬が毎月一定額であるか
・車両を売却・除却したときは、リサイクル料を落としているか
・給料、源泉所得税、社会保険料、住民税などの金額が台帳と一致しているか

さらに、ミスの発生原因を根本からなくすためにはITの活用も重要です。

会計事務所の仕事の性質上、電卓を使った計算を行うことは多いですが、電卓は打ち間違いのリスクがありますし集計も面倒です。Excelを積極的に活用すれば、電卓を使う頻度を減らすことができます。

また、同じ数字を何回も違うところに入力することもありますが、それもミスを招く原因となります。たとえば、お客さまが一度入力したデータを紙で出力したものを見ながら再度手で入力するといったことは極力減らすべきことです。

そのためには、やはりデータの活用が大事で、お客さまからデータでもらえるものは紙ではなくデータでもらうようにしました。データ出力できる現金出納帳やネットバンキングのデータをお客さまからもらえれば、Excelマクロというプログラミングを使って、それを会計ソフトに取り込むことも可能なので、手入力の回数を減らし、誤入力のリスクも減らせます。

ミスを減らすことを意識していろいろと対策を考えてきましたが、それでも人間である以上はミスを完全にゼロにすることはできないので、自分を責めすぎないことも大事です。

ミスの中でも絶対になくすべきミスと、大目に見てもよいミスがあると考えています。絶対になくすべきミスというのは、税金の計算結果に影響するミスです。金額のミスはこれにあてはまりますし、勘定科目の間違いも影響することがあります。

たとえば、勘定科目の判断で租税公課とすべきものを通信費としてしまったら消費税の計算上影響が出ますが、消耗品とすべきものを修繕費としてしまっても税金の計算上影響はありません。

また、よくはないのですが、勘定科目内訳書などで多少誤字があるくらいは、特に計算上は何も問題がないと考えます。間違ってはいけないところは強く意識し、そうでないところは多少間違っても問題ない、という意識の強弱があると自分を追い込みすぎずに済むと思います。

会計事務所への転職を考えている方、あるいは転職したばかりでミスが多くて困っている方に向けて書かせていただきました。会計事務所の仕事は細かいことが多いです。ミスを減らすのには今日お話ししたような対策と、あとは経験が必要です。一歩一歩着実に進んでいただきたいと思います。