私はコロナ以前よりZOOMを使ってオンラインセミナーを開催したり、オンラインで税務相談を受けたりしていましたので、コロナ禍になってからのオンライン化への流れも、すべてが目新しいものではありませんでした。しかし、ここ数年間でオンライン打合せの機会が急増し、一般的といえるまでになったことは間違いありません。現在の自分自身の打合せの対面・オンラインの内訳は、まだ対面のほうが多いです。対面で打合せできるならそれに越したことはないと思っています。オンラインの打合せと対面の打合せの異なる点について、メリット・デメリットを取りあげながらお話しします。

オンライン打合せはコロナを考えたときに非接触という特徴があることはもとより、時間の短縮ができることがメリットといえるでしょう。参加者が1ヵ所に集まる必要がないため、移動の時間を削ることができて効率的です。また、会議室の使用料などを支払う必要もなくなりますので、経済的ともいえるでしょう。一方でデメリットは、臨場感がないため、どうしても物事が伝わりにくいことでしょう。目の前に相手の存在を感じることができれば、身振り手振りや資料の指差しなどを使って伝えることができますが、オンラインだと難しいです。デメリットを克服することも考えるべきです。

オンライン打合せをする機会には以下のようなものがあります。

・自主開催セミナー
・単発相談
・顧問先との打合せ

ミーティングアプリは必須ですので、私はZOOMの有料アカウントを契約して、複数人でも時間無制限の会議を開催できる環境を整えております。 自主開催セミナーはコロナ以前より開催しておりましたので、特段負担になることはありませんでした。現在もたまに開催しております。

単発相談は税務・会計について、顧問契約を結ぶまでもないけれど、特定の案件について相談したい人のために作ったサービスで、遠方でも近場でもオンラインでの対応をさせていただいております。
そして、顧問先との打合せは、基本は対面で行っておりますが、必要に応じてオンラインでも対応しております。

オンラインの打合せに際して、気を付けていることをお話しします。オンラインだと先に書いたデメリット（臨場感がないため物事が伝わりにくい点）を克服する工夫は欠かせません。そのために、以下のようなことを行っています。

①資料をしっかり作り込み画面共有する
②資料の事前送付
③ZOOMをギャラリービューにする

セミナー開催時や打合せ中のことを考えてのことで、資料は相手がわかりやすいようにしっかり作り込むようにしております。また、資料の説明の際には資料を画面共有して、マウスのカーソルを光らせるアプリを使うことでどこを指しているかわかるようにしています。対面と比べ説明を補完しにくいところがありますので、なるべく視覚に訴えることが大事だと考えます。

打合せなどで使う資料はできるだけ早めに相手に送るようにしています。そうすることで早めに一読してもらえれば相手の理解が増すので、伝わりにくいデメリットを克服することに繋がるといえるでしょう。

ZOOMで打合せの際には、参加者にギャラリービュー（参加者全員の顔が映る設定）にしてもらいます。スピーカービューだと話している人の顔しか映らないので、特に複数人で話しているときに全員の顔が見えなくなってしまいます。ギャラリービューにすることで、対面での打合せに少しでも近づけられると考えます。

オンラインで打合せする際に気を付けていることをお話ししました。オンラインでの打合せは、コロナが収束した後も残ると考えられます。メリットを活かしデメリットは克服して、今後も便利に活用していくことが大切と考えております。